Mức độ dùng AI thật trong nhóm đo được bằng ba nguồn: một khảo sát rất ngắn hằng tháng, số liệu tổng hợp ở cấp nhóm từ tài khoản tổ chức nếu có, và trao đổi trực tiếp trong buổi họp. Không cần và không nên đếm phím, chụp màn hình hay đọc lịch sử trò chuyện của từng người.
Đây là nhóm chỉ số hay bị bỏ qua, dù nó quyết định mọi kết quả khác: nếu chỉ hai trên mười người dùng, thì mọi lợi ích bạn đo được chỉ là của hai người đó, và mở rộng ra cả công ty sẽ không như kỳ vọng. Bài này hướng dẫn cách đo, cách đọc số, và cách tìm ra vì sao người ta không dùng. Mọi ví dụ là giả định.
Vì sao mua công cụ không có nghĩa là đang dùng
Một tình huống quen thuộc: đơn vị cấp tài khoản AI cho mọi người, tổ chức một buổi giới thiệu, rồi ba tháng sau phát hiện chỉ vài người dùng đều đặn. Số còn lại mở thử vài lần, gặp kết quả không như ý hoặc không biết dùng vào việc gì, rồi quay về cách cũ. Báo cáo lên trên vẫn ghi "đã triển khai AI cho toàn bộ nhân viên", và không ai sai cả, chỉ là con số đó không nói gì về việc dùng thật.
Ngược lại cũng có: đơn vị chưa cấp công cụ nào nhưng nhiều người đã tự dùng chatbot miễn phí trên điện thoại. Họ dùng nhiều, nhưng không ai biết, và dữ liệu của đơn vị có thể đã đi đâu đó mà không được kiểm soát.
Cả hai trường hợp đều cho thấy cần đo mức dùng thật. Nó cho bạn biết lợi ích đo được ở các chỉ số khác đến từ bao nhiêu người, công cụ có hợp với công việc không, và chỗ nào cần hướng dẫn thêm. Nó cũng là chỉ số sớm nhất: mức dùng thấp sau một tháng là tín hiệu cần điều chỉnh, trước khi kịp tốn thêm thời gian và tiền.
Ba nguồn đo mức dùng và giới hạn của mỗi nguồn
Mỗi nguồn cho một góc nhìn; dùng kết hợp sẽ đáng tin hơn dùng riêng một nguồn.
| Nguồn | Cho biết gì | Giới hạn | Lưu ý quyền riêng tư |
|---|---|---|---|
| Khảo sát ngắn hằng tháng | Ai dùng, dùng cho việc gì, mức hữu ích, rào cản | Dựa trên tự khai, có thể lệch theo cảm nhận | Cho phép trả lời không ghi tên |
| Số liệu tổng hợp từ tài khoản tổ chức | Số người hoạt động trong tuần, xu hướng theo thời gian | Không nói được dùng vào việc gì, dùng có hiệu quả không | Chỉ đọc ở mức tổng nhóm, báo trước cho nhân viên biết |
| Trao đổi trong buổi họp | Ví dụ cụ thể, khó khăn, mẹo hay | Người ít nói sẽ không chia sẻ | Không ép ai phải kể; khuyến khích chia sẻ tự nguyện |
Nếu đơn vị chưa có tài khoản tổ chức mà nhân viên dùng tài khoản cá nhân, thì chỉ còn khảo sát và trao đổi. Như vậy vẫn đủ để biết xu hướng. Tuyệt đối không yêu cầu nhân viên nộp lịch sử trò chuyện cá nhân hay chụp màn hình để chứng minh đã dùng.
Khảo sát năm câu, hai phút mỗi tháng
Khảo sát càng ngắn, tỷ lệ trả lời càng cao và càng trung thực. Năm câu dưới đây đủ cho phần lớn đơn vị:
- Tuần vừa rồi, bạn dùng AI cho công việc khoảng bao nhiêu ngày? (0, 1–2, 3–4, hằng ngày)
- Bạn dùng AI chủ yếu cho việc gì? (chọn tối đa ba trong danh sách đầu việc của nhóm, có ô "khác")
- Với việc dùng nhiều nhất, AI giúp bạn ở mức nào? (không giúp, giúp ít, giúp vừa, giúp nhiều)
- Điều gì làm bạn không dùng hoặc dùng ít hơn? (không biết dùng vào việc gì, kết quả hay sai, lo về dữ liệu, mất thời gian kiểm lại, không có thời gian học, khác)
- Một câu mở: có việc nào bạn muốn thử dùng AI mà chưa biết cách không?
Giữ nguyên năm câu này qua các tháng để so được xu hướng. Cho phép trả lời không ghi tên; mục đích là thấy bức tranh chung, không phải biết ai trả lời gì. Với nhóm rất nhỏ, không ghi tên vẫn có thể đoán được người trả lời, nên càng phải cam kết rằng kết quả chỉ được đọc ở mức tổng.
Đọc số mức dùng: ba hình dạng thường gặp
Hình dạng thứ nhất: mức dùng cao lúc đầu rồi giảm dần qua các tháng. Đây là dấu hiệu của sự hào hứng ban đầu không chuyển thành thói quen. Thường là vì người ta chưa tìm được đầu việc cụ thể mà AI giúp rõ ràng. Cách xử lý là chọn hai ba đầu việc, làm câu lệnh mẫu cho chúng, và chia sẻ ví dụ thật của đồng nghiệp.
Hình dạng thứ hai: mức dùng chia hai cực, vài người dùng hằng ngày, phần lớn gần như không dùng. Đây là tình huống phổ biến nhất. Đọc câu hỏi về rào cản để biết nhóm không dùng vướng ở đâu. Nếu là "không biết dùng vào việc gì", nhờ người dùng nhiều chia sẻ cách làm; nếu là "lo về dữ liệu", cần quy định rõ hơn về thông tin được và không được đưa vào.
Hình dạng thứ ba: mức dùng tăng đều nhưng mức hữu ích tự đánh giá thấp. Người ta dùng vì được yêu cầu, không vì thấy có ích. Đây là tín hiệu cảnh báo: có thể có áp lực phải dùng, hoặc công cụ không hợp với công việc. Trong trường hợp này, tăng mức dùng không phải là mục tiêu; tìm đúng việc có ích mới là mục tiêu.
Dù hình dạng nào, nhớ rằng mức dùng chỉ là một trong bốn nhóm chỉ số. Mức dùng cao mà chất lượng giảm không phải là thành công.
Đo độ sâu chứ không chỉ đếm số người dùng
Hai nhóm cùng có tám trên mười người "dùng AI" có thể khác nhau rất xa. Một cách đọc tinh hơn là xếp mức dùng thành bốn bậc, hỏi trong khảo sát hoặc trong buổi trao đổi, và theo dõi số người ở mỗi bậc qua các tháng:
- Bậc 1, thử cho biết: đã mở công cụ vài lần, hỏi những câu chung, chưa dùng cho việc thật của mình.
- Bậc 2, dùng lúc nhớ ra: có dùng cho việc thật nhưng không đều, mỗi lần lại gõ câu lệnh từ đầu.
- Bậc 3, dùng có nề nếp: dùng đều cho một hai đầu việc cố định, có câu lệnh mẫu riêng, biết bước kiểm lại.
- Bậc 4, dùng thành quy trình: cách dùng đã được viết ra thành hướng dẫn chung, người khác trong nhóm làm theo được, có người chịu trách nhiệm cập nhật.
- Mục tiêu hợp lý cho một nhóm không phải là đưa mọi người lên bậc 4, mà là đưa các đầu việc lặp lại nhiều nhất lên bậc 3 hoặc 4. Một người có thể ở bậc 4 với việc soạn thư và bậc 1 với việc lập kế hoạch, và điều đó hoàn toàn bình thường.
Cách xếp bậc này giúp bạn thấy chỗ cần đầu tư công sức: nếu nhiều người kẹt ở bậc 2, thứ nhóm cần là câu lệnh mẫu và hướng dẫn kiểm, không phải thêm một buổi giới thiệu công cụ. Nếu đã có vài người ở bậc 3, mời họ viết lại cách làm để cả nhóm dùng chung, đó là đường nhanh nhất lên bậc 4.
Ranh giới giữa đo mức dùng và giám sát nhân viên
Đo ở mức nhóm, không ở mức từng người. Câu hỏi bạn cần trả lời là "nhóm có đang dùng công cụ không", không phải "ai lười dùng". Mọi báo cáo về mức dùng nên ở mức tổng.
Báo trước mọi thứ được thu thập. Nếu tài khoản tổ chức có số liệu theo người, nói rõ với nhân viên rằng có những số liệu gì, ai được xem, xem để làm gì. Không có gì được thu thập ngầm.
Không đọc nội dung trò chuyện. Lịch sử trò chuyện có thể chứa những thứ nhân viên hỏi riêng, kể cả chuyện cá nhân. Đọc nó để đo mức dùng là vượt quá mục đích và làm mất lòng tin.
Không dùng mức dùng AI để đánh giá cá nhân. Một người dùng ít có thể vì công việc của họ không hợp với AI, hoặc vì họ cẩn thận. Phạt người dùng ít là đẩy mọi người dùng cho có.
Khi có nghi vấn về quy định lao động. Nếu đơn vị muốn thu thập số liệu chi tiết hơn về hoạt động của nhân viên trên máy tính, cần xem xét Bộ luật Lao động, quy định về dữ liệu cá nhân và quy chế của đơn vị, và nên hỏi luật sư, ví dụ qua AI Cố Vấn, trước khi làm.
Nhờ AI tổng hợp khảo sát và gợi ý cách tăng mức dùng có ích
Khi đã có kết quả khảo sát, chatbot có thể giúp tổng hợp nhanh, đặc biệt là phần trả lời mở:
- Xuất kết quả khảo sát thành bảng, bỏ cột thời gian trả lời và mọi thông tin có thể nhận ra người trả lời.
- Câu lệnh mẫu: "Đây là kết quả khảo sát mức dùng AI của một nhóm mười người trong tháng này và tháng trước. Hãy tổng hợp tỷ lệ theo từng câu, so hai tháng, và gom các câu trả lời mở thành tối đa năm chủ đề, mỗi chủ đề kèm số lượt nhắc tới."
- Đọc kỹ phần gom chủ đề; AI có thể gộp sai hai ý khác nhau. Đối chiếu với vài câu trả lời gốc.
- Từ các rào cản phổ biến nhất, chọn một rào cản để xử lý trong tháng tới, ví dụ làm câu lệnh mẫu cho đầu việc được hỏi nhiều nhất.
- Tháng sau, xem rào cản đó có giảm không. Đó là cách biến số đo thành hành động.
Mục tiêu cuối cùng không phải là để mọi người dùng AI nhiều nhất, mà để mỗi người dùng AI cho đúng những việc nó giúp được. Một nhóm mà mỗi người chỉ dùng AI cho hai việc nhưng dùng tốt có giá trị hơn một nhóm dùng cho mọi thứ mà phải sửa lại liên tục.
Câu hỏi thường gặp
Tỷ lệ bao nhiêu người dùng AI là tốt?
Không có tỷ lệ chuẩn. Tuỳ loại công việc, có nhóm mà phần lớn việc hợp với AI, có nhóm thì không. Nên so với chính nhóm mình qua các tháng và xem mức hữu ích đi kèm, thay vì so với con số của nơi khác.
Có nên yêu cầu nhân viên báo cáo số lần dùng AI mỗi ngày không?
Không nên. Việc này tốn thời gian, dễ biến thành hình thức, và khuyến khích dùng cho có. Khảo sát ngắn hằng tháng với câu hỏi theo khoảng ngày là đủ để thấy xu hướng.
Đơn vị có quyền xem lịch sử trò chuyện AI của nhân viên trên tài khoản công ty không?
Câu hỏi này liên quan tới quy định về dữ liệu cá nhân, Bộ luật Lao động và quy chế của đơn vị. Dù có quyền về kỹ thuật, đọc nội dung để đo mức dùng là vượt mục đích. Khi cần, hỏi luật sư, ví dụ qua AI Cố Vấn.
Nhân viên tự dùng chatbot miễn phí trên điện thoại thì đo thế nào?
Khảo sát không ghi tên là cách tốt nhất. Đây cũng là dịp để hiểu nhu cầu thật và đưa ra quy định về dữ liệu được phép đưa vào, thay vì cấm đoán khiến việc dùng bị giấu đi.
Mức dùng giảm sau vài tháng có phải là thất bại không?
Chưa hẳn. Có thể mọi người đã lọc ra những việc AI thật sự giúp được và bỏ những việc không hợp. Xem mức hữu ích tự đánh giá và các chỉ số kết quả; nếu những chỉ số đó vẫn tốt, mức dùng giảm có thể là điều lành mạnh.
Làm sao để người ít dùng chia sẻ khó khăn của họ?
Hỏi riêng trong không khí không phán xét, hoặc dùng câu hỏi mở trong khảo sát không ghi tên. Tránh hỏi giữa buổi họp đông người kiểu "vì sao bạn chưa dùng", vì câu đó dễ thành áp lực.