Báo cáo hiệu suất dự án trả lời ba câu: dự án đang nhanh hay chậm so với kế hoạch, đang tiêu nhiều hay ít hơn so với khối lượng đã làm, và nếu cứ thế thì khi xong sẽ tốn bao nhiêu, xong lúc nào. Cách đo phổ biến để trả lời cả ba câu bằng cùng một hệ số liệu là phương pháp giá trị thu được, thường được biết với tên tiếng Anh earned value.
Nhiều báo cáo dự án ở doanh nghiệp nhỏ chỉ ghi "đã hoàn thành 60% công việc, giải ngân 70% ngân sách". Hai con số đứng riêng không cho biết dự án đang tốt hay xấu: có thể kế hoạch đến thời điểm này là làm xong 50% thì 60% là nhanh; cũng có thể tiêu 70% để làm 60% là đang vượt chi. Bài này giải thích phương pháp ở mức bảng tính làm được, kèm cách viết phần nhận xét và nhờ AI kiểm phép tính. Số liệu trong bài là ví dụ giả định.
Vì sao "phần trăm hoàn thành" và "phần trăm giải ngân" chưa đủ
Hai con số phổ biến nhất trong báo cáo dự án có chung một điểm yếu: mỗi con số chỉ nhìn một chiều. Phần trăm hoàn thành so với tổng khối lượng không cho biết dự án có đúng tiến độ không, vì phải biết đến ngày này lẽ ra làm được bao nhiêu. Phần trăm giải ngân so với tổng ngân sách cũng vậy: tiêu 70% có thể là bình thường nếu công việc đã làm tương ứng 70%, và là đáng lo nếu công việc mới tương ứng 50%.
Phương pháp giá trị thu được giải quyết bằng cách quy mọi thứ về cùng một đơn vị: tiền theo ngân sách kế hoạch. Khối lượng công việc đã làm được tính bằng phần ngân sách lẽ ra phải tốn để làm ra khối lượng đó. Khi đã cùng đơn vị, bạn so được ba thứ với nhau: lẽ ra làm được bao nhiêu, thực tế làm được bao nhiêu, và thực tế đã tiêu bao nhiêu.
Phương pháp này được dùng rộng rãi trong quản lý dự án và có trong các bộ kiến thức quản lý dự án phổ biến. Bạn không cần phần mềm chuyên dụng để áp dụng ở mức cơ bản; một bảng tính với danh sách hạng mục, ngân sách từng hạng mục và phần trăm hoàn thành từng hạng mục là đủ.
Ba con số gốc và bốn chỉ số suy ra
Toàn bộ phương pháp dựa trên ba con số. Từ đó suy ra các chỉ số dùng trong báo cáo:
| Ký hiệu | Tên gọi | Cách tính | Đọc thế nào |
|---|---|---|---|
| PV | Giá trị kế hoạch | Ngân sách của phần việc lẽ ra phải xong đến ngày báo cáo | Đến giờ lẽ ra làm được bao nhiêu |
| EV | Giá trị thu được | Tổng của ngân sách từng hạng mục nhân phần trăm hoàn thành thực tế | Đến giờ thực sự làm được bao nhiêu, tính theo giá kế hoạch |
| AC | Chi phí thực tế | Số tiền thực tế đã chi cho phần việc đã làm | Đã tiêu bao nhiêu |
| SV = EV − PV | Chênh lệch tiến độ | Âm là chậm, dương là nhanh | Tính bằng tiền, không phải ngày |
| CV = EV − AC | Chênh lệch chi phí | Âm là vượt chi, dương là tiết kiệm | So khối lượng đã làm với tiền đã tiêu |
| SPI = EV / PV | Chỉ số hiệu suất tiến độ | Dưới 1 là chậm | Ví dụ 0,9 nghĩa là làm được khoảng 90% phần lẽ ra phải làm |
| CPI = EV / AC | Chỉ số hiệu suất chi phí | Dưới 1 là vượt chi | Ví dụ 0,8 nghĩa là mỗi đồng chi ra chỉ tạo ra khoảng 0,8 đồng giá trị kế hoạch |
Lưu ý SV đo bằng tiền nên chỉ cho biết chậm bao nhiêu khối lượng, chưa cho biết chậm bao nhiêu ngày. Để nói về ngày, đối chiếu với lịch các hạng mục, nhất là các hạng mục nằm trên đường găng, tức chuỗi việc quyết định ngày kết thúc dự án.
Tính thử với một dự án nhỏ (ví dụ giả định)
Một công ty cải tạo một cửa hàng, tổng ngân sách 800 triệu đồng, chia năm hạng mục. Đến cuối tuần thứ sáu trên mười tuần:
- Theo kế hoạch, đến cuối tuần sáu lẽ ra đã xong phần việc có ngân sách 480 triệu. Vậy PV bằng 480 triệu.
- Đối chiếu thực tế từng hạng mục: phá dỡ xong 100% (ngân sách 60 triệu), điện nước xong 80% (ngân sách 200 triệu), trần vách xong 50% (ngân sách 240 triệu), sơn và nội thất chưa bắt đầu. EV bằng 60 + 160 + 120, tức 340 triệu.
- Kế toán xác nhận đã chi cho các phần việc trên 400 triệu. AC bằng 400 triệu.
- SV bằng 340 trừ 480, tức âm 140 triệu: dự án chậm so với kế hoạch. SPI bằng 340 chia 480, khoảng 0,71.
- CV bằng 340 trừ 400, tức âm 60 triệu: đang vượt chi so với khối lượng đã làm. CPI bằng 340 chia 400, bằng 0,85.
- Một cách ước tính tổng chi phí khi hoàn thành, nếu hiệu suất chi phí giữ như hiện tại, là lấy tổng ngân sách chia CPI: 800 chia 0,85, khoảng 941 triệu, tức có thể vượt ngân sách khoảng 141 triệu.
Hai con số ban đầu của dự án này nghe không tệ: đã làm 42,5% khối lượng (340 trên 800), đã chi 50% ngân sách. Nhưng khi đặt vào khung giá trị thu được, bức tranh rõ ra: chậm khá nhiều và đang vượt chi. Ước tính khi hoàn thành chỉ là một kịch bản; có nhiều công thức khác tuỳ giả định về phần việc còn lại, và báo cáo nên ghi rõ đang dùng giả định nào.
Viết phần nhận xét từ các chỉ số
Mở bằng hai chỉ số và một câu. "Đến tuần 6, dự án làm được khoảng 71% khối lượng lẽ ra phải xong (SPI 0,71) và mỗi đồng chi tạo ra khoảng 0,85 đồng giá trị kế hoạch (CPI 0,85); nếu không điều chỉnh, tổng chi phí ước vượt ngân sách khoảng 140 triệu." Người đọc nắm ngay tình hình.
Giải trình theo hạng mục, không theo cả dự án. Chậm và vượt chi thường tập trung ở một hai hạng mục. Trong ví dụ, trần vách mới xong một nửa và có thể là nơi tiêu nhiều hơn dự kiến. Giải trình nêu sự kiện cụ thể: vật tư về trễ, phát sinh khối lượng do hiện trạng khác bản vẽ, thay đổi theo yêu cầu của chủ nhà.
Tách phát sinh do thay đổi phạm vi. Nếu chủ đầu tư yêu cầu thêm việc, phần đó nên được duyệt thành thay đổi phạm vi và điều chỉnh ngân sách kế hoạch, thay vì để nó lẫn vào CPI và làm dự án trông như đang tiêu hoang.
Nêu hành động trên đường găng. Với tiến độ, điều người đọc cần là ngày bàn giao có bị ảnh hưởng không. Nêu hạng mục trên đường găng đang chậm và biện pháp: tăng ca, thêm tổ thợ, làm song song phần việc nào.
Đề xuất điều chỉnh ngân sách hoặc phạm vi nếu cần. Nếu CPI khó cải thiện, đề nghị chủ đầu tư chọn giữa bổ sung ngân sách, cắt bớt hạng mục ít quan trọng, hoặc đổi vật liệu, kèm hệ quả của từng lựa chọn.
Những chỗ dễ sai khi áp dụng
Phương pháp đơn giản về số học nhưng dễ cho kết quả méo nếu dữ liệu đầu vào không chuẩn:
- Phần trăm hoàn thành từng hạng mục ước bằng cảm giác. Nên thống nhất quy tắc trước, ví dụ hạng mục chỉ được tính 0%, 50% hoặc 100%, hoặc tính theo khối lượng đo được như số mét vuông đã làm.
- Chi phí thực tế ghi theo ngày thanh toán thay vì theo phần việc đã làm. Tiền đặt cọc vật tư cho hạng mục chưa làm sẽ làm CPI xấu đi giả tạo; ghi riêng khoản ứng trước.
- Kế hoạch gốc bị sửa liên tục mà không lưu bản cũ. Muốn so được, cần một kế hoạch gốc đã chốt và mọi thay đổi phạm vi được ghi lại có ngày duyệt.
- Hạng mục chia quá thô. Năm hạng mục cho dự án mười tuần là vừa; một hạng mục duy nhất "thi công" thì không đo được gì.
- Đọc SPI ở cuối dự án. Khi dự án xong, EV luôn bằng tổng ngân sách nên SPI về 1 dù dự án trễ hạn. Ở giai đoạn cuối, hãy nhìn vào ngày thực tế thay vì SPI.
Với dự án rất nhỏ, vài tuần, vài người, phương pháp này có thể là quá tay. Một bảng hạng mục với cột kế hoạch, thực tế và ghi chú là đủ. Phương pháp giá trị thu được hữu ích nhất cho dự án kéo dài từ vài tháng, có ngân sách đáng kể và có người cần báo cáo định kỳ.
Trình bày cho chủ đầu tư hay ban giám đốc
Người đọc báo cáo dự án ở cấp trên thường không quen ký hiệu SPI, CPI. Đừng bắt họ học. Đặt hai câu bằng lời thường lên đầu: dự án đang chậm khoảng bao nhiêu phần so với kế hoạch, và nếu giữ nhịp chi như hiện tại thì tổng chi phí ước vượt hay dưới ngân sách bao nhiêu. Các ký hiệu và bảng tính chi tiết đưa xuống dưới cho người muốn kiểm.
Nên kèm một bảng nhỏ theo dõi SPI và CPI qua các kỳ báo cáo. Một chỉ số đơn lẻ có thể nhiễu; xu hướng ba bốn kỳ liền mới nói lên dự án đang tốt dần hay xấu dần. Cuối cùng, mọi báo cáo dự án nên kết thúc bằng hai thứ: ngày bàn giao dự kiến mới nhất so với ngày cam kết, và các quyết định cần chủ đầu tư đưa ra, mỗi quyết định có hạn trả lời.
Nhờ AI kiểm phép tính và soạn nháp nhận xét
Dữ liệu dự án thường gồm tên khách, giá trị hợp đồng, tên nhà thầu phụ. Che trước khi dán, ví dụ quy đổi toàn bộ số tiền về một hệ số chung.
- Dán bảng hạng mục: ngân sách, phần trăm kế hoạch đến ngày báo cáo, phần trăm hoàn thành thực tế, chi phí thực tế.
- Câu lệnh: "Tính PV, EV, AC, SV, CV, SPI, CPI cho dự án và cho từng hạng mục. Trình bày công thức và kết quả từng bước. Chỉ ra hạng mục nào có SPI hoặc CPI thấp nhất."
- Tự tính lại bằng bảng tính ít nhất hai con số EV và AC. Nếu khác, tìm lỗi trước khi đi tiếp.
- Câu lệnh soạn nhận xét: "Viết đoạn nhận xét không quá năm câu dựa trên các chỉ số trên. Chỉ dùng các sự kiện sau để giải thích: [danh sách]. Không thêm nguyên nhân khác."
- Câu lệnh phản biện: "Đóng vai chủ đầu tư đọc báo cáo này. Bạn sẽ hỏi gì về ngày bàn giao và tổng chi phí?"
AI làm phép tính nhanh, nhưng có thể nhầm khi bảng có ô trống hay đơn vị lẫn lộn. Bước tự tính lại hai con số gốc là lưới an toàn rẻ nhất.
Câu hỏi thường gặp
Phương pháp giá trị thu được có phù hợp với dự án nhỏ không?
Phù hợp với dự án kéo dài vài tháng trở lên, có ngân sách đáng kể và cần báo cáo định kỳ. Với dự án vài tuần, một bảng hạng mục so kế hoạch và thực tế thường đủ. Điều kiện tối thiểu là có ngân sách theo hạng mục và kế hoạch theo thời gian.
SPI dưới 1 có nghĩa là dự án chắc chắn trễ hạn?
Chưa chắc. SPI đo bằng khối lượng tính theo tiền, không đo trực tiếp bằng ngày. Dự án có thể chậm ở hạng mục không nằm trên đường găng mà vẫn bàn giao đúng hạn. Cần đối chiếu với lịch các hạng mục quyết định ngày kết thúc.
Phần trăm hoàn thành từng hạng mục nên đo thế nào cho khách quan?
Thống nhất quy tắc từ đầu: theo khối lượng đo được như mét vuông, số điểm lắp đặt, hoặc theo mốc cố định như 0%, 50%, 100%. Tránh để người phụ trách ước theo cảm giác, vì phần trăm hoàn thành quyết định toàn bộ các chỉ số còn lại.
Thay đổi phạm vi theo yêu cầu chủ đầu tư thì tính vào đâu?
Thay đổi phạm vi đã được duyệt nên được đưa vào kế hoạch và ngân sách điều chỉnh, có ghi ngày duyệt. Nếu để lẫn vào chi phí thực tế mà không điều chỉnh kế hoạch, CPI sẽ xấu đi và báo cáo phản ánh sai hiệu suất của đội thi công.
Ước tính chi phí khi hoàn thành có đáng tin không?
Đó là một kịch bản dựa trên giả định, thường là hiệu suất chi phí từ nay về sau giữ như hiện tại. Có nhiều công thức khác nhau tuỳ giả định. Báo cáo nên ghi rõ công thức và giả định đang dùng, và cập nhật mỗi kỳ.
Có thể nhờ AI tính toàn bộ các chỉ số dự án không?
AI tính được nhanh nếu bảng dữ liệu rõ ràng, nhưng có thể nhầm với ô trống hay đơn vị lẫn lộn. Hãy yêu cầu nó trình bày công thức từng bước, tự tính lại ít nhất EV và AC bằng bảng tính, và che tên khách, giá trị hợp đồng thật trước khi dán.